فيس بوكتويتريوتيوب    

اضافة بنر مقاس 468×60 على يسار الواجهة الرئيسية بنر كبير 1 بالوسط
بنر كبير 3 بالوسط


ورقة عمل بناء فريق العمل التطوعي لـ عبدالرحمن الذبياني
قدمت للملتقى التطوعي الأول بالرياض 18-20 أبريل2016
04-20-2016 01:49 PM
ورقة عمل بناء فريق العمل التطوعي لـ عبدالرحمن الذبياني




ورقة عمل بعنوان


بناء فرق العمل التطوعي



تقديم
عبدالـرحمن بن حميد الذبــياني
مدرب ومؤسس مجلة تطوير الذات


مقدمة للملتقى التطوعي الأول
الرياض 11-13رجب 1437




مقدمة :

ظهرت في منتصف القرن العشرين النظريات الإدارية التي ساهمت في التوجه نحو الاهتمام بالعنصر البشري، مع مراعاة التطور الهائل في التقدم التكنولوجي والانفجار المعرفي والمتغيرات الاجتماعية التي أعطت مفاهيم إضافية لأهمية العمل بمنهجية فرق العمل في أي منظمة.

ركزت النظريات الإدارية على العنصر البشري، ودوره الفعال في تحقيق النجاح والنمو والتطور في العمل المؤسسي ، كما أدت المتغيرات والأدوات التقنية المتطورة والحديثة إلى ظهور عدد من الأعراض والمشكلات التي تلزم الاهتمام بالعنصر البشري، وتنميته وتحفيزه المادي والمعنوي ؛لخلق بيئة ومناخ ملائم للإبداع والتطوير.

ومن هذا المنطلق فقد سعت العديد من المنظمات حول العالم بالعمل بمنهجية فرق العمل بدمج المهارات والقدرات والإمكانات الفردية في أنشطة وأعمال تعاونية جماعية لتحريك هذه المواهب والإمكانات، وتوظيفها للتحسين المستمر بالإنتاج والجودة ؛ من اجل أحداث التغيير في الأدوار القيادية والإدارية، وانتقال الأدوار والسلطة من السيطرة على المهام والأعمال إلى تفويضها ونقلها للعاملين،مع تغيير الهياكل التنظيمية من رأسية إلى أفقية بحيث يكون العمل جماعي .

فالعمل التطوعي بحاجة ملحة للأخذ بمنهجية فرق العمل لعدة مشاكل منها على سبيل المثال ارتفاع مستوى هدر موارد العمل التطوعي ،وعدم مطابقة المخرجات لما خطط له ، ،سوء إدارة الوقت ،زيادة الشكاوي والتذمر من قبل بعض العاملين، و انخفاض الروح المعنوية داخل منظومة العمل التطوعي .

فالعمل التطوعي بنظام فرق العمل يمر بعدة مراحل ،يتطور فيها الفريق من مرحلة النمو والنضج وصولا إلى مرحلة التكامل ،فالعمل بهذه المنهجية يجعل القادة والمدراء على إلمام بالطرق والأسس التي يتم بها بناء فرق عمل تطوعية فعالة، تحقق من خلالها أهداف العمل التطوعي وتشبع حاجات الأفراد داخل هذه المنظومة التطوعية وصولا إلى مرحلة الاندماج والتكامل.

ولأهمية موضوع إدارة و بناء فرق العمل التطوعية بطريقة فعالة تحقق أهدافها ، تحاول هذه الورقة الإجابة على العديد من التساؤلات التي تطرح حول هذه المنهجية ومنها :

• مفهوم فرق العمل .
• أهمية فرق العمل.
• أهداف بناء فرق العمل.
• فوائد العمل كفريق.
• مؤشرات الحاجة إلى بناء فرق العمل .
• أنواع فرق العمل .
• عناصر بناء فرق العمل.
• مراحل بناء ونمو فرق العمل .

هذه الأسئلة وغيرها تحاول هذه الورقة العمل أن تجيب عليها وتتطرق في الأخير إلى توصيات بناء فرق العمل في العمل التطوعي.

أولا :مفهوم فرق العمل

هو مجموعه من الأفراد يعملون معا من أجل تحقيق أهداف مشتركة أو مجموعة من الأفراد يتميزون بوجود مهارات متكاملة فيما بينهم ، وقيل أيضا هم مجموعة من الأفراد العاملين في منظمة تجمعهم أهداف مشتركة ومهارات مختلفة لتنفيذ مهام محددة .

image


الشكل رقم (1) :مفهوم فريق العمل

يعرف (أحمد عبد الغني ) فرق العمل بأنها:
" مجموعة من الأفراد يتميزون بوجود مهارات متكاملة فيما بينهم تجمعهم أهداف مشتركة وغرض واحد ، بالإضافة إلى وجود مدخل مشترك للعمل فيما بينهم"

يعرفها (لورانس هولب) فرق العمل بأنها:
"عبارة عن مجموعة من الأفراد يقومون بأعمال و أفعال مشتركة و تجمعهم أنشطة مترابطة تمكنهم من العمل بشكل تعاوني لتحقيق أهدافهم"




ثانيا :تعريف عملية بناء الفريق :

تعرف عملية بناء فرق العمل بخليط من التغذية العكسية ومدخل الاستشارات الإجرائية يهدف إلى تحسين فاعلية عمل الجماعة (الإنتاجي والسلوكي) الذي يركز على أساليب وإجراءات العمل والعلاقات الشخصية .

يعرف أيضا بأنها سلسلة من النشاطات التي تهدف لتحسين أداء الأفراد ؛لرفع أدائهم نحو الأفضل وتوحيد جهودهم نحو المهام الموكلة لهم ،بهدف إيجاد جماعة مندمجة وملتزمة ومتجانسة ومتناسقة تمتاز بالفاعلية لتحقيق الأهداف .

كما يعرف (إيفانز ) مفهوم بناء فريق العمل بأنه " عملية إزالة المعوقات التي تحول دون العمل الجماعي لأداء المهام بصورة فعالة ، والتخطيط لكيفية تطوير الأداء الكلي للفريق."

ويعرف (العديلي ) بناء الفريق: بأنه يعني تنسيق سلوك أداء جماعة العمل لتحقيق أهداف المنظمة ،وتنسيق السلوك الجماعي، هذا يعني تفهم أفراد جماعات العمل لسلوك بعض من حيث الأداء والدوافع والاتجاهات والمواقف والقدرات والتأييد المشترك والشعور بأن الانجاز بشكل جماعي أكثر من الانجاز الفردي .


image




الشكل رقم (2) : مفهوم بناء فريق العمل


ثالثا:أهمية فرق العمل :
تحقق المنظمات أهدافها المرغوبة من خلال فرق العمل ،وتتسابق المنظمات في عقد البرامج التدريبية والمحاضرات والندوات والاستشارات البحثية والإجرائية في مجال عمل بناء الفريق وتطوير فعالية وجماعات العمل؛إيمانا منها بأن النجاح في إدارة فريق العمل هو نجاح مؤكد لتحقيق الأهداف.
وتكمن أهمية بناء فريق العمل بأنه يساعد على تفهم وإدراك وتقبل الأفراد الآخرين في العمل ، كما يساعد على كيفية التعامل وفق هذه المنظومة ،ويساهم في مرونتها تجاه المهام والأعمال وانجازها ،كما يساعد على تنسيق الجهود بين الأعضاء،


وتسهيل وتيسير حل الخلافات أو الصراعات و التناقضات ،كما يساعد على تعزيز الدعم والاتفاق والثقة والتأييد والولاء.

رابعا : أهداف بناء فرق العمل:
1-بناء روح الثقة والتعاون بين الأفراد.
2-تنمية مهارات الأفراد، وزيادة مداركهم.
3-تنمية مهارات المديرين في تحسين العلاقات داخل المنظمة بين الرؤساء والمرؤوسين.
4-تنمية مهارات حل الصراعات والمنازعات بين الأفراد والمجموعات.
5-توفير الاتصال المفتوح بين أجزاء المنظمة وبما يؤدي إلى مزيد من الشفافية والوضوح في مواجهة القضايا والمشكلات.
6-إعطاء مزيد من الوقت للمدراء للتركيز على فعالية المنظمة في مجالات التخطيط ووضع الأهداف.
7-زيادة تدفق المعلومات بين أجزاء المنظمة.
8-الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانات المتاحة وبما يحقق كفاءة الأداء.
9-تهيئة البيئة المناسبة لتحسين الخدمات والمنتجات التي تقدمها المنظمة.

خامسا :فوائد العمل كفريق :
1- حل المشكلات يكون أسهل إذا توفر أكثر من رأي او مشورة لاختيار الأفضل حلا .
2- تبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل كدعم ومساندة فيما بينهم يزيد من تدفق المعلومات بطريقة فعالة .
3- يتم اتخاذ القرارات بمعرفة أراء جميع أعضاء الفريق اختصار للوقت .
4- المشاركة والتعاون بين أعضاء فريق العمل سعيا لأن يكونوا يد واحدة.
5- الاستخدام الموارد البشرية المادية أو الفكرية بشكل منتظم وصولا لتكامل الأدوار.
6- توزيع الأدوار بشكل متساوي بين أعضاء فريق العمل حسب الاختصاص .
7- العمل بجودة وإتقان ممن أولويات واهتمامات أفراد الفريق للظهور بشكل مناسب .

سادسا :مؤشرات الحاجة إلى بناء فرق العمل:
م نوع المؤشر حالة المؤشر
1 هدر الموارد ارتفاع في مستوى هدر الموارد المالية والفكرية .
2 التذمر والشكاوي تزايد ملحوظ في الشكاوي داخل المنظمة وخارجها.
3 الصراع ارتفاع حدة الصراع بين العاملين بالمنظمة .
4 المعلومات عدم مشاركة المعلومات مع الآخرين .
5 وضوح المهام عدم تحديد المهام والأدوار بين العاملين في المنظمة.
6 الاجتماعات عدم فاعلية الاجتماعات وضعف روح المبادرة والإبداع بين العاملين بالمنظمة .
7 التغيير والتجديد عدم تقبل التغيير والتجديد والمعارضة في إجراءات العمل.

image
إضغط على الصورة لمشاهدة الحجم الكامل


الجدول رقم (1) : مؤشرات الحاجة إلى بناء فرق العمل (المصدر:عبد الرحمن الذبياني)



الجدول رقم (1) يوضح ارتفاع مستوى هدر الموارد المالية والفكرية بشكل غير طبيعي يؤثر على سير عمل المنظمة ، كما أن لتذمر والشكاوي ملحوظ بين أفرد المنظمة والمستفيدين من الخدمة وتذمرهم الدائم حول الخدمة المقدمة يعرقل الجهود المبذولة من أجل توفير الخدمة المناسبة .

كما يعد الصراع بين العاملين بالمنظمة عائق لتحقيق أهداف المنظمة التي تسعى لها ،ويعتبر مؤشر عدم مشاركة المعلومات مع الآخرين مؤشر خطير يفقد المنظمة مصداقيتها ويهددها بفشل رسالتها.

بالإضافة لمؤشر عدم تحديد المهام والأعمال والأدوار بين العاملين بالمنظمة يحد من سير جدول أعمالها ،مع عدم فاعلية الاجتماعات وضعف روح المبادرة والإبداع بين العاملين بالمنظمة ،وعدم تقبل التغيير والتجديد والمعارضة في إجراءات العمل نحو تحقيق المتغيرات الملحة التي تطرأ على مستجدات المنظمة ،كل هذه المؤشرات تعتبر دلائل أولية على حاجة المنظمة التطوعية للعمل بمنهجية فريق العمل .


سابعا :أنواع فرق العمل :

تشعر المنظمة بالحاجة إلى تشكيل وبناء فرق العمل التي تتعدد أنواعها وتصنيفاتها وفقا لأهدافها التي ترغب في تحقيقها ،ويعتبر أول عائق يصادفها هو اختيار نوع فريق العمل الذي يتأثر بدرجة الاستقلالية والفترة الزمنية لفريق العمل(دائم ،مؤقت ) ونوع المهمة ودرجة صعوبتها .


م نوع فريق العمل المهمة
1 المهام وحل المشكلات مجموعة من الأفراد يعملون لمواجهة مشكلة ما تتعرض لها المنظمة ويحاول الفريق تخفيف حدتها وتجنبها مستقبلا.
2 ذاتية الإدارة هم مجموعة من الأفراد يمنحون سلطة ،ويتم تفويضهم بمهام كانت حكرا على قمة الهرم التنظيمي .
3 متعددة المهام مجموعة من الأفراد يمارس كل عضو فيه مهاراته وخبراته من وظيفته الأساسية ويكرسها لمصلحة الفريق .
4 تحسين الجودة مجموعة من الأفراد يشكلون من وحدة تنظيمية،يعملون على تحسين مستوى الجودة والإنتاجية .
5 فرق عمل التغيير مجموعة من الخبرات هدفهم الأساسي التغيير وتطبيقه في المنظمة .
6 فرق عمل المشروعات مجموعة من الأفراد يشكلون من أجل انجاز مشروع معين .
7 الفرق الافتراضية مجموعة من الأفراد ينتشرون على مستوى العالم ،يجتمعون مع بعضهم البعض الكترونيا؛لتحقيق هدف مشترك أو التشاور وتبادل الخبرات .


image
إضغط على الصورة لمشاهدة الحجم الكامل



جدول (2) : أنواع فريق العمل (المصدر :عبد الرحمن الذبياني)







سابعا :عناصر بناء فرق العمل:


م العنصر المطلوب
1 تحديد الغرض تحديد سبب تشكيل الفريق.
2 دعم الإدارة تزويد الفريق بالموارد التي تدعم وجوده .
3 تحديد الأفراد والكفاءات تحديد عدد الأعضاء والمهارات المناسبة.
4 الخطة وضع خطة عمل للفريق .
5 مراقبة العوامل المحيطة مرونة الفريق تجاه العوامل المحيطة داخل المنظمة .


image
إضغط على الصورة لمشاهدة الحجم الكامل

جدول (3) : عناصر بناء فرق العمل (المصدر: عبد الرحمن الذبياني)

ثامنا :مراحل بناء و نمو فريق العمل:
تمر مرحلة بناء فريق العمل بعدة مراحل تبدأ بالنمو والنضج وصولا لمرحلة التكامل وهي كالتالي:




م اسم المرحلة الإجراءات والتطورات
1 تحديد الأهداف
-تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها.تحديد المكاسب المنتظرة . وقت إنجاز المهام .خطط تقارير العمل ومواعيدها .تحديد الموارد المطلوبة للفريق.
2 التشكيل - فهم طبيعة العمل. إشعار أعضاء الفريق أنهم جزء من الفريق.تعزيز النواحي الإيجابية في الفريق.وضع النقاط الأساسية الثابتة لهدف.
3 الصراع -العمل على تحديد سلطة الفريق .
4 العلاقات الطبيعية -يبدأ الأعضاء بتنظيم أنفسهم.يصبح الأعضاء أكثر انفتاحاً على آراء الآخرين.شعور الأعضاء بارتياح أكبر في التعبير عن آرائهم.يكتشف الأعضاء طاقاتهم و إمكانيات فريقهم.
5 الأداء -مساهمة جميع أعضاء الفريق في زيادة الأداء و تحسينه.سيادة روح الفريق المنظم الواعي.الإيمان بتحقيق أهداف الفريق .
6 الأداء والمكافأة -وصول الفريق لمرحلة يستحق فيها التقدير و المكافأة.


image
إضغط على الصورة لمشاهدة الحجم الكامل

جدول (4) :مراحل بناء فريق العمل(المصدر:عبد الرحمن الذبياني)





في الجدول رقم (4 )يحدد أول مرحلة وهي تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها والتي تنبع من احتياجات محددة ،يجب على الفريق معرفتها ،كما يحدد في المرحلة التي تليها مرحلة تشكيل الفريق والتي تكمن في محاولة الفريق فهم طبيعة عمله حتى يستطيع التأقلم معها .

كما تظهر مرحلة الصراع وهي محاولة الأعضاء الضغط والمنافسة والسيطرة على الآخرين من اجل إثبات الوجود، إلا أن مرحلة التعاون والعلاقات الطبيعية تزيل حدة مرحلة الصراع عندما يبدأ أعضاء الفريق في مرحلة التعاون أكثر انفتاحا على آراء الآخرين والتكاتف ،لتحقيق الأهداف بعد تسوية الخلافات وبناء العلاقات الشخصية الايجابية ،أما مرحلة الأداء التي تتسم بالجدية والحيوية والرضاء عن النفس تنتقل بعدها للمرحلة الأخيرة من مراحل بناء الفريق والتي تتمثل في التقدير وهي مرحلة الاستحقاق والمكافأة .


تاسعا : التوصيات :

(1)السعي لتكوين فرق عمل فعالة في منظومة العمل التطوعي بالمملكة العربية السعودية .
(2)عقد لقاءات دورية للعاملين في مجال العمل التطوعي لوضع أسس العمل بمنهجية فرق العمل .
(3)عقد محاضرات وبرامج وورش التدريبية لجميع العاملين في منظومة العمل التطوعي لاكتساب تجارب جديدة في كيفية إدارة وبناء فرق العمل 0
(4)إصدار نشرات ومقالات لنشر ثقافة العمل بمنهجية فرق العمل 0
(5)تأسيس لجنة متخصصة لتقييم العمل بمنهجية فرق العمل .
(6) عمل رحلات وزيارات للعاملين بالمجال التطوعي لشركات ومؤسسات ناجحة تعمل وفق هذه المنهجية 0


المصادر والمراجع

• كريم كاناغا ، مايكل إ.كوسلر،كتاب كيف تشكّل فريق عمل؟خمسة مفاتيح لأداء عال،الناشر: العبيكان للنشر.
• بوكراس ،ساندي ،فرق العمل و حل المشكلات ،دار المعرفة للتنمية البشرية ـ الرياض.
• عبدالوهاب ،علي ،بناء فريق العمل خطوة علي طريق النجاح،دار التوزيع والنشر
• العديلي ،ناصر محمد "إدارة السلوك التنظيمي"(الطبعة الأولى ،1414هـ).
• الطجم ، عبد الله بن عبد الغني "التطوير التنظيمي" ( جدة – دار حافظ للنشر والتوزيع ،1424هـ)
• عبدالغني،أحمد عبده:إدارة وبناء فرق العمل ، ورقة عمل مقدمة للملتقى الأول للجودة في التعليم،مركز الملك فهد بن عبدالعزيز للجودة.2007











خدمات المحتوى



انفنتي - بلا حدود